Geschäftliche E-Mails schreiben wir heute jeden Tag ein paar Dutzend. Aber schnell in die Tasten greifen und ab die Post ist keine gute Idee, denn neben korrekter Orthografie und sinnvollem Satzbau gibt es noch ein paar Dinge zu beachten, um professionell zu wirken. Hier einige Tipps…
Vorab eine kleine Warnung
Denk immer daran, dass deine E-Mail, sobald du auf senden geklickt hast, sich aus deinem Einflussbereich entfernt. Sie wird vielleicht nicht nur bei deinem definierten Empfänger landen, sondern von diesem weitergeleitet werden, an wen auch immer. Deshalb verfasse deinen Inhalt immer so, dass er dir nicht peinlich werden könnte.
Struktur schaffen
Grundsätzlich gilt, die Aufmerksamkeit deines Empfängers sinnvoll zu lenken und seine Zeit nicht zu verschwenden. Du liest selber sicher auch nicht gerne ellenlange Mails. Deshalb schreib kurz, prägnant und nur wirklich Relevantes hinein.
Du kannst gerne die folgende Struktur nutzen:
1. An wen schreibe ich die Mail?
Habe ich nur einen Empfänger, der auf meine Mail reagieren soll, ist dieser Punkt einfach. Sobald ich aber mehrere Empfänger habe, empfehle ich dir, diese ein bis zwei Personen, von denen du eine Reaktion erwartest, beim Empfänger einzutragen. Den Rest schreibst du in das Cc-Feld. Diese bleiben so auf dem Laufenden und wissen gleichzeitig auch, dass du von ihnen keine Reaktion erwartest.
Tipp: Überleg dir genau, wer alles ins Cc-Feld muss. Sende deine Mail nur an die Personen, die den Inhalt deiner Mail kennen müssen. Deinen Vorgesetzten wirst du garantiert nicht beeindrucken, wenn er sich auf jeder deiner Mail im Cc-Feld wiederfindet.
2. Wie verfasse ich die Betreffzeile?
Kurz und knapp, aber vor allem relevant! Ist die Betreffzeile für den Empfänger relevant, richtet er seine Aufmerksam auf sie.
Tipp: Behandle pro Mail nur ein Thema. So kannst du, aber auch dein Empfänger, die Mail gezielt beim relevanten Projekt ablegen.
3. Wie sieht die Anrede aus?
Der Name gehört in jedem Fall hinein. Ein freundliches Hallo ohne Namen ist ein «No-Go». Bist du per Du mit dem Empfänger, darfst du den Vornamen verwenden, ansonsten bleibst du beim Nachnamen. Dies wirkt formell und höflich.
4. Was ist ein guter Einstieg für deine Mail?
Komm am besten gleich auf den Punkt, in dem du im Einstiegssatz prägnant erklärst, um was es geht und warum diese Mail für deinen Empfänger relevant ist.
Tipp: Vermeide Sätze wie «Wie geht es Ihnen / dir?» oder ähnliches, aber auch Smileys. Warum kannst du gerne im Beitrag «Die Wahrheit über Smileys» nachlesen.
5. Was tun, wenn du eine Reaktion erwartest?
Fordere deinen Empfänger höflich zu der von dir gewünschten Handlung auf.
6. Hast du einen Anhang angefügt?
Damit diese deinem Empfänger nicht untergeht, verweise in deinem Text direkt darauf.
7. Wie verabschiedest du dich am besten?
Auf keinen Fall mit zwei oder drei Buchstaben (LG oder MfG). Erweise deinem Empfänger die Höflichkeit von ausgeschriebenen Worten. Ein Dank hat auch noch nie geschadet.
8. Und das Wichtigste zu guter Letzt!
Da du ja eine Reaktion von deinem Empfänger erwartest, solltest du deinen Namen und deine Kontaktdaten unten nach deiner Grussformel anhängen.